「見積もりの最新版はどれだ？」「アジアの拠点から来たPO（発注書）、単価が古いままじゃないか？」「この変更、ヨーロッパの担当者にはもう伝えたか？」
世界中のサプライヤーと顧客を繋ぐ電子部品商社にとって、取引情報の「正確性」と「スピード」は生命線です。特に、時差や言語、通貨の壁がある海外拠点とのやり取りは、メールやExcelでのアナログ管理では限界があります。
本日は、まさにそうした国際取引の課題に直面していた、ある電子部品商社（従業員120名）のC社様に、B2B受発注システム「Patisco」がもたらした効果についてお話を伺いました。
導入前の課題：「メールの往復」と「Excel依存」が招く、タイムラグとミス
貿易実務担当者様の声: 「弊社は、アジア・欧米のサプライヤーから電子部品を輸入し、国内および海外のメーカーへ輸出入・販売しています。Patisco導入前は、時差とアナログ管理の悪循環に陥っていました」
- 課題1：膨大な「確認メール」によるタイムラグ 「海外拠点とのやり取りは、時差があるため基本的にメールです。見積もりの単価や納期が変更になるたび、何度もメールを往復させる必要がありました。担当者が『どのメールが最新版か』を把握できなくなり、最新の条件を確認するためだけに丸1日待つことも日常茶飯事でした」
- 課題2：国際取引における「言った・言わない」のトラブル 「通貨（USD/JPY）やインコタームズ（取引条件）の認識が、メールのやり取りの中で食い違うことが頻発していました。特にPO（発注書）の単価が古い見積もりのまま送られてくることも多く、受注後に大きな手戻り（価格交渉のやり直し）が発生していました」
- 課題3：複雑な型番（SKU）と変動価格のExcel管理 「電子部品は型番が非常に複雑です。さらに、為替や仕入れ状況に応じて価格も頻繁に変動します。これを全てExcelで管理していたため、見積書作成時に古い単価をコピー＆ペーストしてしまうミスが防げませんでした。このミスが、利益率の悪化に直結していました」
Patisco選定の理由：決め手は「バージョン管理」と「グローバル対応」
経営企画部長様の声: 「国内用の受発注システムは多くありますが、当社の『国際貿易』の実務に耐えられるのはPatiscoだけでした」
- 決め手1：圧倒的な「文書バージョン管理」機能 「当社の課題は『変更履歴の管理』に尽きました。Patiscoは、見積書や発注書の変更履歴（バージョン）が自動で残り、さらに『どこが変わったか（差分）』が一目で比較できます。これにより、時差のある海外担当者とのメールでの確認作業が不要になると確信しました」
- 決め手2：「PO/PIフロー」という厳格なプロセス 「メールや口頭での『発注した』『受けていない』というトラブルを防ぐため、Patiscoの『PO（発注書）』と『PI（形式インボイス）』の双方の合意（承認）をもって成約とする厳格なフローは、貿易商社として必須の機能でした」
- 決め手3：「多言語・多通貨」への標準対応 「国内取引も海外取引も、プラットフォームを分けたくありませんでした。Patiscoが多言語・多通貨に標準対応しており、国内外の全取引を一元管理できる点が、経営判断の上でも大きなメリットでした」
導入後の劇的な変化：「確認」の消滅と「業務の標準化」
貿易実務担当者様の声: 「『あの件、最新版のPDFを送ってください』というメールを送ることが完全になくなりました。システムを見れば、それが最新版だと全員が分かるからです」
効果1：海外拠点との確認工数が1/3に激減 「変更履歴がすべてPatisco上に残るため、時差を気にしながらメールで確認する作業が激減しました。特に『差分比較機能』のおかげで、変更点の確認漏れがゼロになり、業務スピードが劇的に向上しました」
効果2：見積・受注ミスが「ゼロ」になった 「Excelでの価格管理を撤廃し、Patiscoの『価格マスター』に移行。為替変動に応じた価格改定もマスターを更新するだけです。結果、見積書や受注時の単価ミスが撲滅され、利益率の改善にも繋がりました」
効果3：業務の「属人化」が解消された 「以前は担当者しか追えなかった複雑な案件も、Patiscoにアクセスすれば誰でも正確な最新状況と取引履歴を把握できます。担当者が休暇中でも業務が止まることがなくなり、組織全体の業務品質が標準化されました。これは大きな進歩です」
