2025年。多くの業務がデジタル化された今も、あなたの会社のオフィスでは「ジー、ピー」という音と共に、FAXが流れ続けていないでしょうか。 「非効率だとは分かっている」「手入力（転記）のミスが怖い」「そもそも、なぜ今もFAXで注文が来るのか？」 多くの企業が抱えるこの根深い課題。
実は、FAXがなくならないのには、受注側（自社）ではなく、発注側（取引先）の都合に合わせた、日本特有の商習慣が大きく影響しています。 本記事では、FAX受注がなくならない理由を解き明かし、その上で「本当に業務を効率化する」ためのDX化のポイントを徹底解説します。
1. なぜ、今もFAXでの受注はなくならないのか？
「非効率だ」と分かっていても、FAX受注を止められないのには、明確な理由が存在します。
理由1：発注側（取引先）の業務フローが紙ベースだから
- 特に製造業や建設業、古くからの卸売業などでは、現場の担当者が自社の「発注書」フォーマット（紙）に手書きし、そのままFAX送信するフローが確立されています。
- 取引先にとって、Patiscoのような新しいシステムにログインし直すよりも、「いつもの紙に書いて送る」方が早い（楽だ）と感じられています。
理由2：導入コストが（表面的には）かからないから
- 受注側（自社）にとって、FAXは電話回線さえあれば利用できます。
- 新しいシステム導入費用や、月額利用料といった「目に見えるコスト」が発生しないため、現状維持が選択されがちです。
理由3：「発注した証拠（エビデンス）」として安心感があるから
- メールのように「迷惑フォルダに入った」「見ていない」という言い訳が通用しにくく、物理的に紙が送られる（送信記録が残る）ことが、発注側・受注側双方の「送った・受け取った」という証拠としての安心感に繋がっていました。
2. そのFAX受注、本当は「高コスト」です。潜む4つの経営リスク
「コストがかからない」と思われがちなFAX受注ですが、実際には目に見えない「4つの高額なコスト（リスク）」を毎日支払い続けています。
リスク1：手入力による「転記ミス」という致命的な損失
- FAXで届いた手書きの型番、数量、金額を、自社の販売管理システムやExcelに手入力する際、必ず「ヒューマンエラー」が発生します。
- 「1」と「7」の見間違い、「0」の桁違い。この1件のミスが、誤出荷、返品、再配送、そして何より「取引先からの信頼失墜」という、金額に換算できない大きな損失を生み出します。
リスク2：属人化とブラックボックス化
- 「あの会社の独特な型番は、Aさんしか分からない」「あのFAXは誰が処理したか不明」といった業務の属人化・ブラックボックス化が進みます。
- 担当者が休んだり、退職したりすると、途端に業務がストップしてしまいます。
リスク3：テレワーク（リモートワーク）の最大の障壁
- FAXを受信・処理するためだけに、誰かが必ず出社しなければなりません。
- これは、現代の多様な働き方を阻害する大きな要因であり、採用活動においてもマイナスに働きます。
リスク4：機会損失（紙の紛失・回線ビジー）
- 大量のFAXに紛れて注文書が紛失するリスクや、話し中でFAXが届かないといった機会損失は、デジタル環境では起こり得ないリスクです。
3. FAX受注をDX化する「3つの成功ポイント」
これらのリスクを回避するためにDX化は急務です。しかし、単に「FAXをPDF化するツール」を導入するだけでは、「手入力（転記）の作業」は残ったままであり、根本的な解決にはなりません。 成功するDX化には、以下の3つのポイントが不可欠です。
ポイント1：【最重要】取引先が「使いやすい」こと
- 自社だけが便利になるシステムでは、取引先は使ってくれません。
- 取引先がログインしやすく、直感的に製品を検索し、過去の注文履歴から簡単に再発注できるなど、「FAXより楽だ」と感じる仕組みが必要です。
ポイント2：取引条件（価格）のミスが「起きない」こと
- 「A社にはこの掛率」「B社にはこの特別価格」といった、取引先ごとに異なる複雑な価格設定が、システム側で自動反映されること。
- これにより、FAX受注で最も怖かった「価格設定ミス」をゼロにします。
ポイント3：取引の「証跡」がデジタルで完結すること
- FAXが担っていた「発注した・受注した」という証跡を、システム上で明確に残すこと。
- 見積→発注→受注→請求といった一連のステータスと、バージョン履歴（変更履歴）が誰でも追える状態にすることが重要です。
4. 結論：商社が開発した「Patisco」が、その悩みを解決します
「取引先も使いやすく、価格ミスも起きず、証跡も残る」 これらFAXの課題をすべて解決するために、私たち国際貿易の商社が、自らの実務経験に基づき開発したのが、B2B受発注システム「Patisco」です。
Patiscoは、
- 取引先ごとの複雑な価格設定（掛率）や、自転車のようなSKU（色・サイズ）管理も可能な「価格マスター機能」
- 見積書や発注書の変更履歴を自動で管理する「バージョン管理機能」
- 発注書（PO）と見積請求書（PI）の合意で成約とする「厳密な取引フロー」
を搭載し、アナログな受発注業務のDXを強力に推進します。
「手入力（転記）作業」と「確認ミス」から解放され、より創造的な業務に時間を使ってみませんか？
まずはお気軽に資料請求、または無料デモをお試しください。
この記事へのコメントはありません。